Una lettera d'incarico professionale è un documento che stabilisce i termini e le condizioni di una collaborazione tra un professionista e un cliente. Essa serve a definire gli obiettivi, le modalità, i tempi, i costi e le responsabilità di entrambe le parti, e a prevenire eventuali controversie o incomprensioni.
Regole per scrivere una lettera d’incarico
Per scrivere una lettera d'incarico professionale efficace, è necessario seguire alcune regole di base:
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Utilizzare un linguaggio chiaro, preciso e formale, evitando termini ambigui o generici.
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Indicare i dati anagrafici e le coordinate bancarie di entrambe le parti, e specificare il rapporto di natura professionale che le lega.
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Descrivere in modo dettagliato l'oggetto dell'incarico, indicando le attività da svolgere, i risultati attesi, i criteri di valutazione e le eventuali clausole di riservatezza o di recesso.
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Stabilire i tempi e le modalità di esecuzione dell'incarico, indicando le scadenze, le modalità di consegna, i mezzi di comunicazione e le eventuali revisioni o modifiche.
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Determinare i costi e le modalità di pagamento dell'incarico, indicando il compenso, le spese, le imposte, le modalità di fatturazione e le eventuali penali o interessi di mora.
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Firmare la lettera d'incarico professionale da entrambe le parti, e allegare eventuali documenti integrativi o informativi.
Una lettera d'incarico professionale ben scritta è un elemento fondamentale per instaurare un rapporto di fiducia e di trasparenza tra il professionista e il cliente, e per garantire il buon esito della collaborazione.
Elementi che vanno inclusi in una lettera di conferma d'incarico
Tra gli elementi più importanti che vanno inclusi in una lettera di incarico troviamo:
L'identificazione delle parti: il nome e i dati di contatto del professionista e del cliente, e il ruolo che svolgono nell'ambito dell'incarico.
La descrizione dell'incarico: una sintesi chiara e precisa degli obiettivi, delle attività, delle modalità e dei tempi dell'incarico professionale, con indicazione delle eventuali limitazioni o esclusioni.
Le condizioni economiche: il compenso pattuito tra le parti, le modalità e i termini di pagamento, e le spese accessorie o i rimborsi spese previsti.
Le clausole legali: le disposizioni riguardanti la responsabilità professionale, la riservatezza, la proprietà intellettuale, la risoluzione delle controversie, e le norme applicabili al rapporto contrattuale.
La data e la firma: la data di emissione della lettera e la firma autografa di entrambe le parti, a conferma dell'accettazione dell'incarico e delle sue condizioni.
L'inserimento di queste informazioni essenziali in una lettera d'incarico professionale consente di definire con chiarezza e trasparenza i termini della collaborazione tra il cliente e il prestatore di servizi. Tuttavia, la gestione manuale di questi documenti può essere inefficiente e dispendiosa in termini di tempo e risorse, soprattutto se si lavora con più clienti o progetti. Per questo motivo, è utile utilizzare un software dedicato alla gestione del mandato professionale, ci sono diversi software per avvocati e commercialisti, vediamo nelle prossime righe i principali vantaggi.
Vantaggi di un software per la gestione del mandato professionale
Prendendo come esempio il software di Alias Digital possiamo elencare 3 grandi vantaggi:
Creazione rapida ed efficace delle lettere d'incarico: il software permette di creare e personalizzare le lettere d'incarico in pochi minuti, utilizzando dei modelli predefiniti o personalizzati, e inserendo i dati relativi al cliente, al progetto, al compenso e alle clausole legali. Il software si occupa anche di formattare e numerare correttamente il documento, nonché di generare il file in formato PDF.
Invio e ricezione sicura delle lettere d'incarico: il software consente di inviare e ricevere le lettere d'incarico tramite email o tramite una piattaforma online protetta, che garantisce la validità legale e la tracciabilità delle firme digitali. In questo modo, si evitano i rischi di smarrimento, alterazione o falsificazione dei documenti cartacei, e si riducono i tempi e i costi di stampa e spedizione.
Archiviazione e gestione intelligente delle lettere d'incarico: il software permette di archiviare e organizzare le lettere d'incarico in modo ordinato e accessibile, in base a criteri come il nome del cliente, la data, lo stato o il tipo di servizio. Inoltre, il software facilita la gestione del mandato professionale, offrendo funzionalità come la generazione di report e statistiche, e l'invio di promemoria o notifiche.